Analiza procesów biznesowych w organizacji – co tak naprawdę kryje się za tym zagadnieniem?

Co to jest proces biznesowy – i po co on nam potrzebny?

Zastanawialiśmy się nad tym, dlaczego warto, podczas wdrożenia systemu ERP analizować procesy biznesowe klienta, jak takie procesy dokumentować i jak efektywnie pracować z użytkownikami systemu nad polepszeniem spójności takich procesów w firmie.
Wspólnie szukaliśmy odpowiedzi na pytania:

Co to jest proces biznesowy?

Jest to ciąg następujących po sobie działań lub zadań, które mają rozwiązać określony problem lub które mają przynieść jakąś wartość biznesową.

Każdy proces biznesowy ma zawsze początek i koniec, ma swoich uczestników procesu i czynności, które są wykonywane w procesie.

Procesy biznesowe występują w każdej firmie, niezależnie od skali przedsiębiorstwa i branży. Mogą być mocno rozbudowane, lub bardzo proste.

Wszystkie aktywności pracowników firmy można ułożyć w logiczne ciągi tworząc z nich procesy.

W firmach handlowych najważniejszym procesem biznesowym będzie proces sprzedaży produktów lub usług. W firmach produkcyjnych będą to procesy związane z produkcją, planowaniem produkcji czy łańcuchem dostaw.

Ważne, aby zarówno po stronie klienta, jak również po stronie zespołu wdrażającego, zauważyć w jaki sposób proces przepływa przez Działy firmy. Czasami firma pracuje w ramach swoich struktur pionowych. Powstają wtedy tzw. Silosy czyli praca w ramach działów, departamentów i innych jednostek. Wraz ze wzrostem firmy silosy te powiększają się i najczęściej umacniają swoją izolację od innych działów. Widać to m.in. po tym, że pracownicy poszczególnych działów koncentrują się na realizacji celów jedynie własnej jednostki, tracąc z oczu perspektywę całej firmy.

Taki stan rzeczy ogranicza współpracę między działami.
Zarządzanie procesowe natomiast, determinuje kulturę zorientowaną na klienta.
Agnieszka Pieczyńska - doradca biznesowy uważa, że  "w takiej organizacji kierownik (właściciel procesu) to osoba, której zadaniem jest tworzyć warunki, aby ludzie jak najsprawniej mogli realizować proces. W takiej organizacji każdy ma udział w tworzeniu wartości dla klienta. Nawet jeśli nie bezpośrednio, to i tak wie, że partycypuje w jej dystrybucji."

Rozważając powyższe zagadnienia stwierdzamy, że do takiego właśnie podejścia procesowego dążymy podczas prac wdrożeniowych.

Jak uporządkowanie procesów biznesowych wpływa na organizację?

Słaba organizacja, dublowanie się czynności, ręczna obsługa zbyt dużej liczby wyjątków, „papierologia” to źródło niepotrzebnych kosztów, które obniżają efektywność w firmie.

Usprawnienie działania firmy, może polegać na zidentyfikowaniu wszystkich realizowanych w firmie procesów biznesowych i procesów pomocniczych oraz przeanalizowaniu ich przebiegu.

Często już na samym początku identyfikacji procesów, podczas rozmów, organizacja dochodzi do wniosku, że cześć wykonywanych kroków jest niepotrzebna lub niespójna.

Analizując krok po kroku dokonujemy pomiaru czynności, określamy początek i koniec obsługi każdego z nich.

Zastanawiamy się jakie informacje, osoba rozpoczynająca proces, powinna otrzymać na wejściu oraz jak proces powinien się zakończyć i co powinien zwrócić na wyjściu,.

Kto jest zaangażowany w kolejne kroki i kto odpowiada za poprawną ich obsługę. 

Wszystkie te zależności pozwolą na zbudowanie mapy i wskazanie miejsc do optymalizacji.

Procesy biznesowe są często trudne do określenia i zrozumienia, są jednocześnie czymś naturalnym, spotkanym na „każdym kroku” bo każdy realizowany ciąg czynności, przynoszący korzyść lub powodujący powstanie produktów można nazwać procesem biznesowym.

Jak zapisać proces biznesowy?

Wyobraźmy sobie zespół ludzi pracujących nad opisem kroków wykonywanych przez dużą organizację w procesie zamawiania potrzebnych komponentów na poczet produkcji nowej marki samochodów, lub proces sprzedaży takich samochodów - począwszy od poszukiwania rynków zbytu, poprzez analizę potencjalnych klientów, główny proces sprzedaży wraz z ewidencją płatności za umowy oraz ewentualną windykację.

Główni aktorzy tych procesów czyli ich właściciele doskonale je znają, chodzi jednak o to, aby zapisać cały ten przebieg, często mocno skomplikowany, dla innych, którzy uczestniczą w procesie analizy. Gdybyśmy użyli zdań do opisu powyższego, trudno byłoby nam zawrzeć kolejne zapytania i powroty do wcześniejszych kroków procesu.

Dlatego też do opisu procesów używa się najczęściej narzędzi wykorzystujących notację BPMN (Business Process Modeling Notation).

Zapis procesu biznesowego w tej notacji jest na tyle prosty, by mogli z niego korzystać użytkownicy biznesowi, a jednocześnie umożliwiającego zapisanie wszystkich niezbędnych informacji o procesie potrzebnych analitykom i informatykom. Jest on czymś w rodzaju wspólnego języka pomiędzy osobami mającymi kompetencje tematyczne i informatyczne. Obecnie BPMN jest powszechnie stosowanym standardem zapisu procesów biznesowych.

Podczas sesji analitycznych z klientem, poznajemy, krok po kroku jak każdy proces przebiega.

W dalszej części projektu rysunki takie zapisywane są, za pomocą notacji BPMN i stanowią podstawową dokumentację wdrożeniową.

Podejście takie powoduje ujednolicenie kroków wykonywanych przez uczestników procesu, usunięcie ewentualnych niespójności pomiędzy występującymi elementami procesu lub powielających się w procesie czynności.
Z drugiej strony czytelnie obrazuje jak działa cała organizacja.



Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat naszego podejścia do analizy procesów biznesowych,

Małgorzata Pokornowska-Konopka

Senior Financial Consultant Microsoft Dynamics 365 FO Im-prove