Microsoft Dynamics 365 for Retail - jak to u nas z tym Retailem było.

System sprzedaży detalicznej Microsoft Dynamics 365 for Retail jest kompleksowym rozwiązaniem dla handlu detalicznego, oferuje ujednolicone możliwości handlowe we wszystkich kanałach dystrybucji  np. sklepy stacjonarne czy internetowe.

Wysoki stopień integracji zasobów towarowych w sprzedaży hurtowej, sklepach detalicznych, obsługa łańcucha dostaw oraz magazynu centralnego i magazynów sklepowych wpływa na integralność i płynność procesów biznesowych w firmie.
Rozwiązanie Retail oferuje również rozbudowaną obsługę procesów, takich jak promowanie produktów czy sieciowe systemy bonusowe i lojalnościowe.
Projekt wdrożenia systemu sprzedaży detalicznej, wymaga zidentyfikowania potrzeb funkcjonalnych i pozafunkcjonalnych szerokiego spektrum interesariuszy biorących udział we wdrożeniu.

Nie jest to proste zadanie.

Zespól Im-Prove uczestniczył w wielu projektach retailowych, a doświadczenie w tego typu procesach biznesowych poszczególnych członków zespołu sięga lat 90tych.
Oczywiście nie mówimy tutaj  wyłącznie o obsłudze Microsoft Dynamics, ale o projektowaniu  usprawnień w cyklu sprzedażowym różnych branż od spożywczej po odzieżową, na nowych technologiach kończąc. Usprawnienia te dotyczyły płaszczyzny softwarowej, ale również całego stanowiska kasowego.

Przez te lata zaprojektowaliśmy wiele rozwiązań dla zgłaszanych przez klientów problemów, jedne z nich były trywialne, inne wymagały głębszego zastanowienia całego zespołu.

Analizowane zagadnienia były wielopłaszczyznowe, niektóre z nich dotyczyły:

• szybkie i poprawne rozliczanie tysiąca internetowych transakcji sprzedaży z właściwymi płatnościami,
• obsługa podatnika, którym jest rolnik ryczałtowy,
• wydruki generowane z systemu zgodne z polskimi wymogami prawnymi:
• paragonu fiskalnego i jego ewentualne korekty (przy braku możliwości wystawienia korekty paragonu fiskalnego),
• paragonu niefiskalnego - zawierający dane np. o punktach lojalnościowych,
• faktury VAT np z pozycjami towarowymi odwrotnego obciążenia,
• obsługa TaxFree,
• rezerwacja towarów na magazynie sklepowym,
• obsługa polityki rabatowej i lojalnościowej firmy,
• obsługa kuponów i kart podarunkowych,
• konfigurację mobilnego POS wraz z obsługą kasy fiskalnej i skanera kodów kresowych, 
• umożliwienie pracy POS na urządzeniach mobilnych, także poza punktem sprzedaży, 
• integrację drukarki fiskalnej POSNET z D365 FO z komponentami: Modern POS, Cloud POS, Hardware Station, 
• możliwość rejestracji w kasie fiskalnej wszystkich dostępnych dla danego sklepu metod płatności, również mieszanych, oraz zwrotów tych płatności. Także obsługa płatności w formie dostępnych w punkcie sprzedaży usług kredytowych,
• inwentaryzacja w magazynach centralnych i sklepowych,
• wycena wartości magazynów sklepowych,
• planowanie i obsługa hierarchii produktów,

Wszystkie te propozycje rozwiązania nałożone są, za każdym razem, na zmieniające się polskie prawo fiskalno-rachunkowe. Obecnie zapowiadane są zmiany prawne dotyczące obsługi on-linowych kas fiskalnych, wprowadzenia JPK-paragon czy zmian wyglądu paragonu fiskalnego.

Wielokrotnie tematem naszych dyskusji są schematy obrazujące procesy funkcjonujące w firmie, w której działa sprzedaż detaliczna.



Wspólne dyskusje, to często burza mózgów i mnóstwo poprzyklejanych żółtych karteczek, z których później powstawała koncepcja rozwiązania.

Nie jesteśmy zwolennikami tradycyjnej, wodospadowej metodyki pracy na projekcie. Uważamy, że lekkie podejście do wymagań stawianych przed systemem i wdrożeniem jest dużo bardziej efektywne i elastyczne. Lekkie podejście to nie znaczy, że nie ma żadnych norm i ram wdrożenia.

Lekkie podejście to znaczy, że słuchamy interesariuszy - czyli osób, które będą ten system eksploatować, i wspólnie tworzymy projekt wdrożenia.

To Oni opowiadają nam o swoich codziennych aktywnościach i wymaganiach stawianych przed nowym systemem - w ten sposób powstają tzw. "user story" oraz "backlog projektu" czyli spis wszystkich głównych procesów, które składają się z mniejszych zadań oraz lista wymagań funkcjonalnych i poza funkcjonalnych.

W Microsoft Dynamics 365 dedykowanym modułem do Retaila jest moduł Sprzedaż detaliczna. Tutaj ustalamy jak współdziała POS (czyli Point of Sales) z systemem backoffice czyli MS Dynamics 365.

Moduł ten oferuje:

Zarządzanie kanałami - funkcjonalność dzięki której decydujemy, czy stosujemy  multichannel, omnichannel, czy handel odbywa się tylko w jednym z kanałów: sklepy tradycyjne, sklepy internetowe lub biura obsługi. Sklep detaliczny w każdym kanale dystrybucji może mieć własne metody płatności, metody dostawy, grupy cen, konta przychodów i wydatków, każdy POS może mieć wiele szuflad kasjera oraz dedykowany personel. Rozliczenia szuflad mogą być dokonywane poza POSem, co redukuje czas zmiany kasjera. Po utworzeniu sklepu detalicznego możemy utworzyć asortyment produktów, które mają być oferowane w tym sklepie. Można również zdefiniować specyficzne dla sklepu ceny i rabaty, stosowane do produktów dostępnych w tym sklepie.

Sprzęt i urządzenia peryferyjne - dostępne aplikacje MPOS (Modern Point of Sale) i Cloud POS mogą używać wielu różnorodnych urządzeń peryferyjnych i oferują interface, z których można korzystać w różnych scenariuszach biznesowych. Istnieje możliwość zastosowania niezależnych stacji sprzętowych obsługujących urządzenia takie jak drukarki, moduły fiskalne, wagi, itp.

Monitorowanie i diagnostyka - moduł sprzedaży detalicznej umożliwia monitorowanie wyników sprzedaży i marż w czasie rzeczywistym na różnych poziomach hierarchii organizacyjnej. Możliwe jest także kontrolowanie czasu pracy personelu.

Towary handlowe - aby towary były poprawnie obsługiwane w sieciach sprzedaży detalicznej, muszą być utworzone, zdefiniowane ich właściwości i atrybuty oraz muszą być przypisane do hierarchii kategorii sprzedaży detalicznej. Produkty, które mają być dostępne w danej firmie muszą być udostępnione w kanałach sprzedaży detalicznej, dodane do aktywnego asortymentu i zwolnione do danej firmy.

Działania promocyjne - aby uatrakcyjnić sprzedaż ceny produktów można korygować stosując rabaty uzależnione od różnych przyjętych polityk rabatowych

Operacje sklepowe i punkt sprzedaży - Modern POS to aplikacja punktu sprzedaży na komputery, tablety i telefony. Sprzedawcy mogą przetwarzać transakcje sprzedaży i zamówienia odbiorców, wykonywać działania związane z obsługą relacji z klientami oraz wykonywać codzienne operacje i zarządzać zapasami, używając urządzeń przenośnych w dowolnym miejscu w sklepie oraz połączonych z komputerami rejestrów. Cloud POS to działająca w przeglądarce aplikacja dla punktu sprzedaży, którą można uruchomić w dowolnej standardowej przeglądarce. W celu uruchomienia MPOS i CPOS należy zadbać o właściwie ustawione relacje  między sklepem, rejestrami punktu sprzedaży w sklepie oraz sklepowymi urządzeniami peryferyjnymi.

Należy także zdefiniować profil sprzętu i konfigurację sklepowych urządzeń peryferyjnych, tak, aby  interfejs graficzny dla użytkownika logującego się do danej kasy fiskalnej oraz dostępne funkcje, obejmowały wszystkie wymagania stawiane wdrożeniu. Zdefiniowaniu podlegają również odpowiednie oznaczenia podatku wymagane przez prawo na paragonie.

Procesy reklamacyjne i usługowe - Coraz częściej o jakości obsługi klienta decyduje nie tylko obsługa procesu sprzedaży, ale także procesy reklamacyjne i usługowe takie jak np. doładowania kart GSM, usługi kredytowe. Dynamics 365 for Retail pozwala automatyzować te procesy zarówno w punkcie sprzedaży jak i w centrali firmy. 

Metody płatności - każdy typ płatności akceptowany przez sprzedawcę detalicznego musi zostać skonfigurowany i obsłużony finansowo. Są to 
• Gotówka — pieniądze w postaci fizycznej waluty, takie jak banknoty i monety 
• Karta — wszystkie używane rodzaje kart, takie jak karty debetowe i kredytowe. 
• Nota kredytowa — noty wystawione lub realizowane w punkcie sprzedaży. Nota kredytowa może dotyczyć kredytu lub zwrotu i być wystawiona dla zwrotu sprzedaży. 
• Karta upominkowa — karty upominkowe wystawiane lub realizowane w punkcie sprzedaży. 
• Konto odbiorcy — pozwala na obciążenie płatnością konta odbiorcy z poziomu kasy w chwili sprzedaży. 
• Punkty lojalnościowe — Liczba punktów gromadzonych przez klientów w trakcie programów lojalnościowych.

Zestawienia sieci sprzedaży - zestawienie pozwala pogrupować transakcje ze wszystkich sklepów i przygotować je do księgowania w HQ. Zestawienia można tworzyć ręcznie lub za pomocą procesów wsadowych, uruchamianych okresowo. Proces księgowania zestawień jest używany do ewidencjonowania transakcji zarejestrowanych w aplikacjach Cloud POS lub Modern POS (MPOS). Podczas księgowania zestawień, rejestrowane są wartości na kontach finansowych, transakcje magazynowe, odbiorców i transakcje podatkowe. 

Te ostatnie zarejestrowane w POSie podczas transakcji sprzedażowej i oznaczone na paragonie fiskalnym muszą także poprawnie zostać zarejestrowane w systemie Dynamics 365 czyli w HQ.

Proces księgowania zestawień

Jeżeli chcecie zapewnić swoim klientom wyjątkową obsługę sprzedażową, rozwinąć swoje możliwości sprzedaży detalicznej o multichannel lub omnichannel

Małgorzata Pokornowska

Senior Financial Consultant Microsoft Dynamics 365 FO Im-prove