Proces opracowania nowego wyrobu

Zarządzanie procesem opracowania nowego wyrobu za pomocą funkcji Spraw i Działań

System Dynamics AX 2012 umożliwia zarządzanie procesem opracowania nowego wyrobu za pomocą funkcji Spraw i Działań.

Założenia:

Dział marketingu planuje wdrożyć nowy produkt na rynek. Wdrożenie może wynikać z rocznego planu, sugestii zarządu lub zmian zachodzących na rynku. Proces wdrożenia jest złożony i wymaga koordynacji działań kilku działów firmy w określonym czasie. Koordynacja tego typu działań dotychczas odbywała się mailowo lub telefonicznie. Nie było ustalonej kolejności działań, dokumentacja znajdowała się w różnych miejscach co sprawiało, że proces wdrożenia nowego produktu nie był odpowiednio zorganizowany i rozległy w skali czasowej. Wymagał ciągłej kontroli działu, który był odpowiedzialny za jego opracowanie.

W przedstawionym przypadku we wdrożeniu nowego produktu udział bierze 10 działów organizacji oraz 2 jednostki zewnętrzne (dostawca i laboratorium). Opracowanie nowego wyrobu powinno przebiegać w sposób zorganizowany, dlatego też utworzono mapę procesów, podzieloną na siedem etapów. W każdym z etapów utworzono zadania, jakie muszą wykonać poszczególne działy. Kolejnym krokiem było zaimplementowanie  całego procesu do systemu Dynamics AX 2012. Obszar Spraw obejmował całościowo jednorazowy proces tworzenia nowego produktu, a poszczególne działania  zawierały zadania, jakie należy wykonać w zakresie wykonywanego przypadku.

Proces gromadzi informacje z wszystkich działów w jednym miejscu, upraszcza wykonywanie poszczególnych zadań oraz przyspiesza komunikację i wymianę danych.

Implementacja procesu

Zaprojektowany proces wdrożenia nowego produktu przeniesiono do systemu Dynamics AX 2012 R3. Jego implementacja możliwa była w funkcji systemu o nazwie Przetwarzanie przypadku. Cały proces przedstawia jedną Sprawę. Działania określają zadania jakie należy wykonać w projekcie.

Zaimplementowane z procesu nowe przetwarzanie przypadku wpisujemy do systemu o nazwie np. Nowy produkt. Może on składać się z wielu etapów np. Rejestracja, Próbki, Grafika, Wyrób gotowy, Logistyka, Kalkulacja, Akcept i Realizacja.

Do każdego etapu przydzielono zadania, w których można określić ich cele, czas trwania, dział wykonujący, osobę odpowiedzialną, priorytet, notatki z informacjami dla przydzielonej osoby. Przykładowe działania: Pozyskanie próbek do testów lub Wstępny projekt graficzny.

Istnieje możliwość ustawienia konieczności zrealizowania określonego zadania. System nie pozwoli przejść do kolejnego etapu bez wykonania zadań obowiązkowych.

Sprawy

Następnym krokiem jest utworzenie projektu dotyczącego utworzenia nowego produktu w funkcjonalności Sprawy. Widok tabeli Sprawy można dowolnie spersonalizować. Optymalnym  widokiem jest ustawienie następującej kolejności: numer Sprawy (Identyfikator przypadku), Nazwa, Opis, Stanu wykonywanej Sprawy, Etapu na jakim znajduje się Sprawa oraz Daty jej utworzenia.

Karta Spraw

W Karcie Sprawy naszego projektu istnieje możliwość nadania numeru, nazwania projektu, dodania sprawy nadrzędnej, wybrania kategorii sprawy, wybrania pracownika odpowiedzialnego za projekt. Istnieje także możliwość ustawienia priorytetu ważności wykonania projektu. Pozwala to na usystematyzowanie wielu typów spraw.

Kartę projektu możemy uzupełnić o notatki lub dodać powiązania wszystkich transakcji, lub utworzonych rekordów w systemie (np. istnieje opcja podłączenia zamówienia zakupu zrealizowanego pod ten projekt). Istnieje też opcja dodania załącznika dowolnego formatu dokumentu.

Istnieje też opcja dodania wcześniej przygotowanego formularza do wypełnienia. Każdy z użytkowników może go pobrać z zakładki Artykuł merytoryczny, wypełnić i dodać jako załącznik do sprawy.

Dziennik sprawy pozwala śledzić zapis działań jakie zostały wykonane w naszym projekcie.

Po utworzeniu sprawy oraz uzupełnieniu wymaganych danych należy zmienić jej status na „W toku” uruchamiając tym samym proces tworzenia nowego produktu.

W Sprawie możemy sprawdzić na jakim etapie jesteśmy lub go zmienić gdy jest już zakończony.

Możemy też zobaczyć jakie działania zostały już wykonane. Zrealizowane zadania ukrywają się i widoczne są tylko te, które należy wykonać na danym etapie.

Ze zdefiniowanej wcześniej Sprawy można dodać nowe dodatkowe zadania występujące poza głównym procesem.

Istnieje także opcja wyświetlenia wszystkich działań przypisanych do danej Sprawy.

Działania

Kolejnym elementem naszego projektu są Działania jakie należy wykonać, żeby etapy procesu zostały zrealizowane.

Działania dzielą się na zadania, spotkania, akcje i zdarzenia. W naszym przykładowym projekcie korzystamy z zadań i spotkań.

Podobnie jak w Sprawach możemy spersonalizować tabelę z zadaniami. Optymalne ustawienie to: Numer działania, Data, Cel (nazwa zadania), Priorytet, Kategoria, Stan działania, Procent ukończenia, Termin zakończenia. Użytkownik może dowolnie spersonalizować widok tabeli dodając inne elementy niezbędne do pracy.

Karta działania

Do wykonywanego procesu wykorzystujemy zadania, które są jednym z czterech elementów działań.

Widok Karty zadania przedstawia nam jego numer, kategorie w jakiej występuje (może to być Zadanie, Spotkanie, Wydarzenie, Akcja), miejsce realizacji (np. laboratorium), priorytet w jakim ma być wykonane, Datę rozpoczęcia i zakończenia zadania, dział i osoby odpowiedzialne oraz notatki.

Istnieje możliwość dodania powiązania np. zlecenia kontroli jakości, które zostało wykonane na potrzebę projektu. Można też, dodać załącznik dowolnego formatu dokumentu do zadania które jest wykonywane.

Zakończenie procesu

Po wykonaniu wszystkich działań zawartych w procesie i ukończeniu wszystkich etapów należy zamknąć wykonany proces. Istnieje możliwość zmiany statusu w karcie sprawy na Zamkniętą lub Anulowaną w przypadku rezygnacji z projektu.

Opisany przypadek jest naszą propozycją procesu opracowania nowego wyrobu gotowego.

Jeśli macie Państwo pytania lub chcielibyście zaimplementować taki proces u siebie w firmie na Państwa systemie Microsoft Dynamics w wersji AX2012.